Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem ze strony internetowej www.polanddefence.pl (dalej: „Strona”) oraz w związku z kontaktem z nami, w jakim celu to robimy, komu dane przekazujemy i jakie prawa Ci przysługują. Dokument realizuje obowiązki informacyjne z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1, dalej: „RODO”), ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1221, dalej: „PKE”). Zasady korzystania z plików cookies opisuje odrębna Polityka plików cookies, stanowiąca uzupełnienie niniejszego dokumentu.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest POLAND DEFENCE Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem: Dworcowa 2, Wilków, 59-513 Złotoryja, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001037073, NIP 6941697166, REGON 525349791 (dalej: „Administrator”, „my”).

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych:

• e-mail: info@polanddefence.pl (w temacie: „Dane osobowe”),
• telefon: +48 696 451 151,
• listownie: POLAND DEFENCE Sp. z o.o., Dworcowa 2, Wilków, 59-513 Złotoryja.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z nami bezpośrednio, korzystając z powyższych danych.

2. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu

2.1. Przeglądanie Strony

Podczas wizyty na Stronie serwer, na którym Strona jest utrzymywana (prowadzony przez dostawcę hostingu działającego na nasze zlecenie), automatycznie zapisuje w dziennikach (logach) informacje techniczne: adres IP, datę i godzinę żądania, adres wywołanej podstrony, typ przeglądarki i systemu operacyjnego oraz adres strony, z której nastąpiło przejście. Dane te przetwarzamy w celu zapewnienia działania, bezpieczeństwa i ciągłości Strony, wykrywania nadużyć i ataków oraz diagnozowania błędów.

Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes – zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Strona nie wykorzystuje narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących (np. Google Analytics, piksela Facebooka) i nie profiluje użytkowników. Jeżeli w przyszłości takie narzędzia zostaną wdrożone, będą uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies, a niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

2.2. Kontakt z nami (formularz, e-mail, telefon)

Formularz kontaktowy na Stronie nie wysyła danych na nasz serwer i ich nie zapisuje. Po jego wypełnieniu przygotowuje wiadomość, którą wysyłasz samodzielnie ze swojego programu pocztowego na adres info@polanddefence.pl. Możesz też skontaktować się z nami bezpośrednio e-mailem lub telefonicznie.

W związku z kontaktem przetwarzamy dane, które nam przekażesz: imię i nazwisko lub nazwę jednostki, adres e-mail, numer telefonu (jeśli go podasz), treść zapytania oraz informacje o reprezentowanej organizacji i przedmiocie zapytania. Dane przetwarzamy w celu:

• udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na komunikacji z osobami i podmiotami, które się z nami kontaktują (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• podjęcia na Twoje żądanie działań przed zawarciem umowy, np. przygotowania oferty lub wyceny (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• jeżeli kontaktujesz się z nami jako pracownik lub przedstawiciel instytucji, jednostki lub firmy – w celu prowadzenia relacji biznesowej z tym podmiotem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Prosimy, aby w treści zapytania nie przekazywać danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu) ani informacji niejawnych – formularz i zwykła poczta elektroniczna nie służą do przekazywania takich informacji.

2.3. Zawarcie i wykonanie umowy

Jeżeli zawrzemy umowę (np. dostawy produktów, szkolenia, usługi), przetwarzamy dane niezbędne do jej zawarcia i wykonania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w przypadku osób reprezentujących kontrahenta lub wskazanych przez niego do kontaktu – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane osób kontaktowych możemy otrzymać od reprezentowanego przez nie podmiotu (art. 14 RODO); obejmują one zwykle imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i numer telefonu. Dane z dokumentów księgowych i podatkowych przetwarzamy w celu wypełnienia obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

2.4. Dochodzenie i obrona roszczeń

Dane możemy przetwarzać również w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.5. Media społecznościowe

Na Stronie znajdują się zwykłe odnośniki do naszych profili w serwisach społecznościowych (np. LinkedIn, Facebook) oraz do stron partnerów. Strona nie osadza wtyczek tych serwisów i nie przekazuje im danych podczas samego przeglądania. Po kliknięciu odnośnika przechodzisz do serwisu zewnętrznego, który przetwarza dane na zasadach określonych we własnej polityce prywatności.

3. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Strona zapisuje w Twoim urządzeniu wyłącznie informacje niezbędne do jej działania i świadczenia usługi, o którą prosisz – np. zapamiętanie wybranego języka i Twojej decyzji dotyczącej plików cookies (art. 399 ust. 3 PKE). Nie używamy plików cookies analitycznych, marketingowych ani podmiotów trzecich.

Pełny wykaz plików, okresy ich przechowywania oraz sposób zmiany ustawień opisuje Polityka plików cookies. Ustawienia możesz zmienić w każdej chwili w okienku zgody – służy do tego odnośnik „Ustawienia cookies” w stopce Strony lub przycisk poniżej.

Zmień ustawienia cookies

4. Zasoby zewnętrzne

Czcionki oraz biblioteka grafiki 3D wykorzystywane na Stronie są udostępniane z naszego serwera – Twoja przeglądarka nie łączy się w tym celu z serwerami podmiotów trzecich.

Wyjątek stanowią wersje językowe korzystające z alfabetów niełacińskich (arabska, kurdyjska, hindi, chińska, japońska, koreańska). Jeżeli wybierzesz jedną z nich, przeglądarka pobierze odpowiednią czcionkę z serwisu Google Fonts (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia), co wiąże się z przekazaniem Google Twojego adresu IP. Przekazanie następuje wyłącznie w celu wyświetlenia tekstu w wybranym przez Ciebie języku, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane mogą być przekazywane przez Google do USA – Google LLC uczestniczy w programie EU-U.S. Data Privacy Framework, dla którego Komisja Europejska wydała 10 lipca 2023 r. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych (art. 45 RODO). Więcej informacji: policies.google.com/privacy.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

• dostawcom usług IT, z których korzystamy przy prowadzeniu Strony i działalności – dostawcy hostingu i serwera, dostawcy poczty elektronicznej, podmiotom świadczącym usługi wsparcia technicznego i serwisu Strony – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO),
• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, prawne i doradcze,
• spółkom z naszej grupy kapitałowej GRAAL INVESTMENT (R&D AGRO-DEFENCE Sp. z o.o., ATENA NANO Sp. z o.o.) – wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji Twojego zapytania lub umowy (np. przygotowania oferty na produkty lub badania), na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• operatorom pocztowym i kurierom – w przypadku korespondencji tradycyjnej,
• organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa – w zakresie, w jakim jesteśmy zobowiązani do udostępnienia danych.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady przetwarzamy dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Przekazanie danych poza EOG może nastąpić w przypadku opisanym w punkcie 4 (Google Fonts) lub jeżeli korzystający z naszych usług dostawca IT przetwarza dane poza EOG. W takich przypadkach zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO – decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, kontaktując się z nami.

7. Jak długo przechowujemy dane

• logi serwera – do 12 miesięcy, chyba że są potrzebne dłużej do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa,
• korespondencja i zapytania niezakończone zawarciem umowy – przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia rozmów, a następnie do 3 lat od ostatniego kontaktu (ogólny termin przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą – art. 118 Kodeksu cywilnego),
• dane związane z umową – przez czas jej wykonywania, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• dokumenty księgowe i podatkowe – przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 Ordynacji podatkowej, art. 74 ustawy o rachunkowości),
• rejestr decyzji dotyczących plików cookies – do 3 lat,
• pliki cookies i pamięć przeglądarki – zgodnie z Polityką plików cookies.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO),
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem (art. 77 RODO).

Prawa te przysługują w zakresie i na zasadach określonych w RODO – nie każde z nich ma zastosowanie do każdego celu przetwarzania (np. prawo do przenoszenia danych dotyczy wyłącznie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w sposób zautomatyzowany).

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami w sposób wskazany w punkcie 1. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W uzasadnionych przypadkach możemy poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające Twoją tożsamość.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w celu kontaktu jest dobrowolne, ale bez nich nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie. Podanie danych w celu zawarcia umowy jest warunkiem jej zawarcia, a w zakresie wymaganym przepisami (np. podatkowymi) – obowiązkiem ustawowym.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności szyfrowane połączenie (HTTPS), kontrolę dostępu do systemów i danych, regularne aktualizacje oprogramowania oraz kopie zapasowe. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby zobowiązane do zachowania poufności.

12. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, np. w związku ze zmianą przepisów, wdrożeniem nowych funkcji Strony lub zmianą dostawców usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą, od której obowiązuje.